نبحث عن سكرتير مبيعات الرياض للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية

1. الدعم الإداري والتنظيمي:

- إعداد وصياغة العروض الفنية والمالية (Technical & Commercial Proposals) بالتنسيق مع قسم المبيعات والمكتب الفني

- متابعة خطابات التعاميد (PO'S وحفظ نسخها مع العقود والمراسلات

- تجهيز ملفات Prequalification والوثائق المطلوبة لكل مشرو

- حفظ وتنظيم BOQ – Bill of Quantity والمخططات المرسلة من العملاء وربطها بالعروض المقدمة

- التنسيق بين قسم المبيعات والإدارات الأخرى (المالية، المخازن، المشتريات، التنفيذ)

2. المتابعة مع العملاء والمشاريع:

- متابعة حالة العروض المقدمة لدى العملاء والمقاولين، وتسجيل حالة كل عرض (قيد الدراسة، تفاوض، مرفوض، معتمد)

- ترتيب الاجتماعات والمكالمات مع مديري المشاريع والاستشاريين والعملاء الرئيسيين

- إعداد تقرير متابعة أسبوعي/شهري يوضح حالة المشاريع والعروض قيد التنفيذ

- متابعة حالة الفواتير والدفعات بالتنسيق مع قسم المالية

3. خدمة العملاء (B2B Projects):

- استقبال وتحويل استفسارات العملاء الفنية إلى الأقسام المختصة

- متابعة طلبات التعديلات أو الملاحظات من الاستشاريين والمقاولين حتى يتم الرد عليها

- التأكد من تسليم جميع الوثائق والردود الرسمية في المواعيد المحددة

- متابعة حالة المشاريع بعد الترسية وتسجيل الجدول الزمني الخاص بها

4. الدعم التشغيلي:

- تجهيز تقارير المبيعات الاسبوعية والشهرية للإدارة العليا متضمنة قيمة العروض، المشاريع

- إدارة قاعدة بيانات العملاء والمشاريع (CRM أو Excel) مع تحديثها باستمرار

- حفظ وأرشفة المراسلات الرسمية مع العملاء والاستشاريين (Emails / Letters)
خبرة سابقة في قطاع المشاريع (مقاولات، استشارات، تصنيع، أو موردين)
إتقان برامج MS Office (Word, Excel, PowerPoint) أو أنظمة CRM/ERP
إجادة إعداد وصياغة العروض والمراسلات الرسمية باللغتين (العربية والإنجليزية)
القدرة على العمل تحت ضغط المواعيد
معرفة بالمصطلحات الفنية الأساسية الخاصة بقطاع المشاريع
مهارات عالية في التنسيق والمتابعة
مستوى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات)