فرص توظيف موظف استقبال للعمل في السكرتارية والمساندة الإدارية الرياض

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالادارة

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الادارة

- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب

- إستقبال زوار الإدارة و الترحيب بهم ومساعدتهم في الوصول لأقرب موظف يمكنه خدمتهم ، وكذلك تنظيم المكالمات الصادرة والواردة من وإلى الشركة

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها

- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات

- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع

- مساعدة الإدارة فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف

- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة و أفراد العمل بمكتب الإدارة

- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة و تنظيم رحلات العمل

- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب

- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية

- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية
لتعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً
التعامل مع برامج تصفح الإنترنت
مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين
خبرة لاتقل عن سنة في نفس الوظيفة
مستوى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)